微軟在Office套件中推出更精簡的Copilot存取方式

微軟宣布將在Word、Excel、PowerPoint和Outlook中推出更簡便的Copilot存取方式。此更新包含更少的進入點以及更新的鍵盤快捷鍵。該公司正逐步從舊有的優先面板整合AI輔助的方式過渡，目標是將Copilot更無縫地嵌入人們用於處理文件、試算表、簡報和電子郵件的應用程式中。不過，網頁端支援及更廣泛的語言覆蓋仍在計劃中，因此此次推出尚未全面實現。

針對英語用戶的簡化存取

使用Windows和Mac的英語用戶已經在Outlook和Word中體驗到了新的快捷鍵模式。核心Office應用程式也正朝著更精簡的控制集邁進，減少了在獲取草稿、編輯、計算或簡報清理幫助之前需要導航多個選單或面板的需求。

分階段推出時間表

桌面端的推出預計將於2026年6月初完成，網頁支援和額外語言覆蓋計劃在後續階段進行。微軟採取分階段方式，逐步推出更新，而非同時對所有Copilot介面進行全面改造。

Copilot的新進入點

在Word、Excel和PowerPoint中，Copilot現在將通過兩個主要進入點進行存取：

• 畫布右下角的浮動按鈕。
• 當用戶與內容互動時出現的上下文觸發，例如選定的文字，將助理保持在當前任務附近，而不是限制於單獨的面板。

改進的建議與上下文行為

微軟正在改進Copilot提供建議的方式。當處理整個文件時，助理提供廣泛的草稿幫助。而當用戶選取較小的文字區域時，建議將聚焦於重寫、編輯或修正。這種方式實現了從整體文件協助到句子級別清理的無縫過渡。

更新的重點是上下文。例如：

• 在Word中標記的段落可以立即成為重寫請求的目標。
• 在Excel中選定的範圍定義了Copilot應分析的特定儲存格。
• 在PowerPoint中的幻燈片文字允許在編輯時專注於協助，無需用戶打開側邊欄或重述任務。

改進的位置與停駐選項

為了避免妨礙用戶的工作，微軟引入了一個停駐功能。用戶可以右鍵點擊浮動的Copilot按鈕，並選擇停駐，如果它干擾了文字、圖表或表格的操作。停駐功能將助理控制固定在某個位置，例如活躍內容的右側，而未來的更新中還將提供左側選項以適應從右到左的語言地區。這些位置變更旨在減少干擾，尤其是在密集的文件、寬大的試算表或擁擠的簡報幻燈片中。

簡化短任務

微軟正著手解決用戶在進行短期任務（例如短文重寫、公式檢查、摘要和簡報編輯）時不願使用AI的障礙。通過將Copilot控制嵌入更接近內容的位置，該公司希望減少設置時間，使使用Copilot比手動完成任務更快。這種設計理念將助理直接與屏幕上的文件表面、試算表範圍或幻燈片文字綁定。

鍵盤快捷鍵更新

隨著介面的變更，微軟正在更新鍵盤快捷鍵以使Copilot存取更加直觀。主要更新包括：

• F6現在可以在跨平台中將焦點移至Copilot按鈕。
• Alt + C（Windows）與Cmd + Control + I（Mac）直接將焦點放在畫布內的按鈕上。

舊的快捷鍵（Alt + H, F, X）會打開Copilot面板，但新模式則專注於畫布內的控制。Windows和Mac的英語用戶是率先接收這些更新的對象，其他應用程式與語言將在後續推出。

受管環境中的版本支援

受管環境面臨與版本相容性相關的額外考量。最低版本要求包括：

• Windows：Build 2606，版本19822.20182或更高。
• Mac：Build 16.108，版本26050324或更高。

延遲Microsoft 365更新以進行相容性測試的組織可能會比消費者或輕管理的安裝版本更晚體驗到重設計。

對IT與培訓團隊的影響

分階段推出可能會給IT與培訓團隊帶來挑戰。服務台可能需要解決用戶關於為何某些同事看到更新控制而其他人沒有的疑問。培訓材料需要適應以鍵盤為主的用戶、鎖定Office環境以及在不同時間表上部署更新的多國團隊。發佈經理還可能需要記錄應用程式、語言和更新通道的相容性，以確保內部指導保持最新。

微軟策略的洞察

微軟一直在逐步將Copilot靠近核心Office體驗。2024年，Word的重新設計測試將助理更貼近頁面，同年稍後，存取範圍擴展至更廣泛的付費用戶。到2025年，Copilot聊天直接嵌入Microsoft 365應用程式，實現上下文理解而無需用戶切換應用程式。

2026年5月的重新設計更具針對性，解決了以往更新未解決的實際瓶頸。雖然授權和位置改進擴展了存取範圍，但頻繁使用仍取決於Copilot能多快且無縫地協助完成段落編輯、試算表檢查或幻燈片修訂等任務。

減少工作流程中的摩擦

與其引入新模式，微軟正簡化對現有Copilot功能的存取。在AI生產力工具中，介面摩擦會顯著影響用戶採用率。如果存取工具感覺比手動完成任務更慢，即使是最先進的功能也可能未被使用。通過將Copilot直接嵌入工作流程，微軟旨在讓AI輔助操作感覺像是現有Office體驗的自然延伸。

結論

2026年5月的更新不僅僅是外觀上的改變。通過改進的快捷鍵、上下文觸發和精簡的位置設計，縮短了Office內容與Copilot協助之間的距離，微軟正在努力使AI成為用戶編輯、檢查和完善工作的日常部分。這些更新是否成功將取決於它們能多有效地融入用戶的日常工作流程，並將偶爾的AI使用轉變為一致且有價值的工具。